Academisch piramidespel

Jan van Mourik was de laatste jaren bij de EGU niet alleen betrokken als invited speaker en session convener, maar ook als voorzitter van de EGU subdivisie Soil as a Record of the Past. Hij ervoer wat het betekent dat conveners in ‘jouw’ opdracht hun uiterste best moeten doen voldoende abstracts bij elkaar te harken om hun sessie gerealiseerd te krijgen en zo te helpen de subdivisie succesvol te maken.

In 1989 ontving ik mijn eerste uitnodiging om een abstract in te sturen voor een internationaal congres. Een op het eerste gezicht eervolle uitnodiging op basis van mijn expertise op het gebied van palaepedology. Met kloppend hart wacht je de beslissing van de conveners af of het abstract wel goed genoeg is om te worden geaccepteerd voor een presentatie. Dat is trouwens ook de voorwaarde om de congreskosten vergoed te krijgen van je werkgever, in mijn geval de Universiteit van Amsterdam. Ik werd niet teleurgesteld en mocht komen presenteren. Sindsdien volg ik drie congrescycli op mijn vakgebied, het vierjaarlijkse congres International Working Group Soil Micromorphology, het vierjaarlijkse congres van de IUSS (International Union Soil Sciences) en de jaarlijkse assembly van de EGU (European Geoscience Union), met respectievelijk zo’n honderd, vijfduizend en twaalfduizend deelnemers.

De laatste jaren was ik bij de EGU niet alleen betrokken als invited speaker en session convener, maar ook als voorzitter van de EGU subdivisie Soil as a Record of the Past. Je ervaart dan wat het betekent dat conveners in ‘jouw’ opdracht hun uiterste best moeten doen voldoende abstracts bij elkaar te harken om hun sessie gerealiseerd te krijgen en zo te helpen de subdivisie succesvol te maken.

Intussen leiden de vele congressen tot een vakspecifiek aanbod van abstracts en proceedings dat voor de gemiddelde wetenschapper veel te groot wordt om nog te kunnen overzien, laat staan lezen. Eigenlijk is dat een bizarre ontwikkeling, want dankzij internet kunnen wetenschappers optimaal communiceren over hun onderzoeksvragen en resultaten. Je zou verwachten dat dit de tijd- en geldrovende congressen grotendeels vervangt. Maar de praktijk is anders. Het aantal uitnodigingen dat de gemiddelde wetenschapper ontvangt om een abstract of paper in te sturen en aan het bijbehorende congres deel te nemen, groeit nog steeds. Hoe dat zit? Laten we eens kijken naar het reilen en zeilen van Copernicus, dat verantwoordelijk is voor de organisatie van onder meer de jaarlijkse EGU Assembly. Dit bureau heeft uiterst bekwaam ingespeeld op specifieke behoeft en die in de afgelopen decennia in de academische wereld zijn gecreëerd, niet zozeer door de wetenschappers zelf als wel door de diverse managementlagen.

Bloeiende markt

Copernicus heeft vastgesteld dat er een markt is waar promovendi, postdocs en ook senior onderzoekers kunnen (en moeten) scoren voor hun cv. Dat kan op een aantal manieren. Van lage tot hoge waardering zijn de volgende scores te bereiken: (1) posterpresentatie, (2) mondelinge presentatie, (3) keynote presentatie, (4) sessievoorzitter (convener) en (5) divisievoorzitter. Copernicus hoeft zelf nauwelijks moeite te doen om abstracts binnen te krijgen. Dat doen de divisievoorzitters en de conveners wel om hun eigen score te realiseren. De convener zal trouwens ervaren dat hij eerst tot het uiterste moet gaan om voor zijn sessie het minimaal vereiste aantal van twintig abstracts bij elkaar te krijgen, om naast zijn invited keynote speaker vervolgens zes onderzoekers te selecteren voor een oral en de rest te veroordelen tot poster. De managers van de instituten die de congresgangers betalen, gaan er meestal van uit dat de waardering (en dus bekostiging) voor een poster een stuk lager moet zijn dan voor een oral. Een oral wordt echter bijgewoond door gemiddeld slechts zo’n dertig tot vijftig vakbroeders, terwijl er duizenden bezoekers langs de posters wandelen, waardoor vooral flink opvallende posters een veel groter aantal geïnteresseerde vakgenoten kunnen bereiken.

In dit kader trainen opleidingen hun studenten in powerpointen posterpresentaties over hun onderzoek. Het is cruciaal dat jonge onderzoekers de essentie van hun werk binnen 12 minuten (plus 3 minuten discussietijd) dan wel op een poster van A0- formaat kunnen overbrengen.

Dat Copernicus goede zaken doet, blijkt uit bovenstaand cijferoverzicht. Uiteraard heeft het bureau ook kosten. Er wordt een congresboek + memory stick geproduceerd, er wordt ruimte in het congresgebouw Austria Center Vienna gehuurd en de vaste medewerkers van Copernicus, aangevuld met tijdelijke stuards (veelal werkstudenten) moeten ook betaald worden. Hoe meer deel nemers, des te groter de winst. Copernicus streeft er dan ook naar dat met hulp van de divisievoorzitters en sessieconveners het aantal deelnemers blijft groeien.

Wenen is erg geïnteresseerd in de continuïteit van de EGU Annuel Assembly in de stad en verschaft gaarne subsidie in de vorm van een voordelig langjarig huurcontract voor de ruimte in het Austria Center Vienna, en gratis openbaar vervoer voor de congresgangers. Maar dat is niet zo verwonderlijk als je uitrekent wat al die mensen uitgeven aan hotelkamers en maaltijden in de restaurants. Uitgaand van een gemiddeld verblijf van vier dagen, een gemiddelde kamerprijs van 100 euro per persoon per dag. en een gemiddelde besteding van 35 euro in de restaurants bedraagt de financiële input van de congresgangers voor de horeca in Wenen zo’n slordige 5 miljoen euro. En dan moeten ze nog vanuit heel Europa naar Wenen reizen.

De vraag rijst: waarom doen de wetenschappers nog steeds mee? Afgezien van de massaliteit en het gevoel van verlorenheid tussen de duizenden posters is de EGU hét platform geworden waar de geowetenschappers elkaar jaarlijks ontmoeten en zakendoen. Wellicht zijn de resultaten van de division business meetings het belangrijkst. In ‘mijn’ divisie konden we realiseren dat selecties van excellente presentaties werden gebundeld in special issues van gerenommeerde tijdschrift en. Zo verscheen in 2013 de Quaternary International special ‘Soils of a record of the past’ en staat nu de Catena special ‘Men versus Nature’ op stapel.

Intussen heeft Copernicus zelf actief ingespeeld op de link tussen congrespresentaties en proceedings door de oprichting van een reeks nieuwe open access journals. Voor mijn divisie is dat het dit jaar ten doop gehouden journal Soil. Copernicus beseft dat er veel meer open access journals bestaan, maar de concurrentiekracht zit natuurlijk in de directe link tussen de ingezonden abstracts voor de Annual Assembly en de latere selectie voor de proceedings. Het werk wordt andermaal uitgevoerd door de divisievoorzitters en de conveners die kunnen putten uit een aanhoudende stroom van scientific abstracts. Succes verzekerd. Copernicus is trouwens pas geïnteresseerd in continuïteit van de nieuwe journals als de kwaliteit zich binnen twee jaar heeft bewezen in een impactfactor van ten minste 4,5.

Het is opmerkelijk hoe al die onderzoekers zich blijven inspannen voor de productiviteit en ontwikkeling van hun geowetenschap (en uiteraard voor de score voor hun cv) en tegelijkertijd als vrijwilligers flink bijdragen aan het commercieel succes van de organisatoren van megacongressen.

EGU GLOSSARIUM

• EGU – European Geosciences Union, een jaarlijks podium voor alle geowetenschappers, georganiseerd door Copernicus in Wenen.
• EGU division/subdivision – Geowetenschappen als bodemkunde, geomorfologie, geologie en klimatalogie hebben hun eigen divisie en subdivisies. Hun voorzitters zijn verantwoordelijk voor de organisatie van thematische sessies.
• Business meeting – Een bijeenkomst van de leden van een (sub)divisie. Hier worden de voorzitters gekozen en wordt afgesproken op welke thema’s wordt ingezet.
• Scientifi c session – Een thematisch minisymposium met minimaal 20 presentations. Een sessie wordt geleid door een convener, vaak bijgestaan door een of meer co-conveners.
• Congresdeelnemer – Een geowetenschapper die is toegelaten tot minstens één van de sessies op grond van een geaccepteerd scientifi c abstract en betaling van de fees voor congresdeelname en abstract submission.
• Convener – Voorzitter van de thematische sessie en verantwoordelijk voor werving en selectie van abstracts.
• Scientific abstract – Samenvatting van de resultaten (maximaal één A4) van geowetenschappelijk onderzoek die gedeeld zullen worden met de geocommunity in Wenen.
• Keynote presentation – Voor elke sessie kan één speciale presentatie worden geselecteerd, waarvoor de convener een beroemde wetenschapper mag uitnodigen. Spreektijd in de regel 30 minuten.
• Oral presentation – Voor elke sessie worden daarnaast zes orale presentaties (opmaak in powerpoint, spreektijd 15 minuten) geselecteerd. Innovatieve presentaties van jonge onderzoekers hebben voorrang.
• Poster presentation – Ingezonden abstracts die niet worden geselecteerd voor een oral, worden aangewezen als posterpresentatie (opmaak in powerpoint format A0).
• Pico presentation – Nieuwe presentatievorm om de voordelen van oral en poster te combineren. Elke presentator krijgt drie minuten plenaire spreektijd en kan daarna interactief met vakgenoten communiceren.
• Proceedings – De convener nodigt de auteurs van de beste abstracts uit deze uit te werken tot een scientific paper dat deel uitmaakt van proceedings, meestal een special volume van een gerenomeerd vakblad.
• Open access journal – Er worden steeds meer open access journals opgericht (online) met vrij toegankelijke publicaties. De auteur(s) moeten voor deze publicatievorm wel een fee betalen.
• Impactfactor – Hoe vaker de artikelen uit een wetenschappelijk tijdschrift in andere bladen worden geciteerd, des te hoger de impactfactor van dat blad.